Không ai thiếu thời gian – chỉ thiếu ưu tiên

Có lẽ bạn đã từng nghe câu nói này nhiều lần: "Tôi không có thời gian."

Trong guồng quay công việc và cuộc sống hiện đại, cảm giác thiếu thời gian đã trở thành một căn bệnh mãn tính. Chúng ta liên tục chạy theo deadline, ôm đồm nhiều việc và kết thúc ngày với sự mệt mỏi cùng cảm giác chưa hoàn thành được những việc thực sự quan trọng.

Nhưng sự thật là, mỗi người trong chúng ta đều có 24 giờ như nhau. Người thành công không có thêm thời gian, họ chỉ giỏi hơn trong việc phân bổ năng lượng và nguồn lực. 

Bài viết này sẽ đi sâu vào triết lý này, giúp bạn hiểu rõ bản chất của vấn đề và trang bị các phương pháp đặt ưu tiên hiệu quả để làm chủ quỹ thời gian, biến sự bận rộn thành năng suất thực chất.

Hiểu rõ vấn đề: Thiếu thời gian hay thiếu sự ưu tiên? 

Sự khác biệt giữa người bận rộn và người năng suất nằm ở cách họ định nghĩa từ "Ưu tiên".

Trong tiếng Anh cổ, từ priority (ưu tiên) vốn chỉ tồn tại ở dạng số ít, nghĩa là điều đầu tiên, điều quan trọng nhất. Theo thời gian, chúng ta đã biến nó thành priorities (số nhiều), cho rằng có thể có hàng chục "ưu tiên" cùng một lúc. Đây chính là gốc rễ của mọi vấn đề.

• Khi bạn có quá nhiều "ưu tiên", thực chất là bạn đang không có ưu tiên nào cả.
• Để thực sự quản lý thời gian bằng cách ưu tiên, bạn cần chấp nhận một sự thật:
• Thời gian là hữu hạn, năng lượng là có thể tái tạo, nhưng sự lựa chọn là Vô hạn.

Việc thiếu ưu tiên dẫn đến việc bạn dành 80% thời gian cho những công việc chỉ tạo ra 20% kết quả, trong khi những việc quan trọng nhất lại bị đẩy lùi.

Thời gian không thiếu, chỉ là bạn dùng sai cách.

Bí quyết đặt ưu tiên hiệu quả: Áp dụng ma trận Eisenhower

Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất giúp bạn phân loại và thiết lập ưu tiên trong công việc là Ma trận Eisenhower (còn gọi là Ma trận Cấp bách – Quan trọng). Công cụ này giúp bạn loại bỏ sự nhầm lẫn giữa cấp bách (urgency) và quan trọng (importance).

Ma trận chia công việc thành 4 nhóm hành động rõ ràng:

1. Quan trọng & Cấp bách (Làm Ngay)

• Ví dụ: Khủng hoảng, deadline sắp tới, các vấn đề khẩn cấp.
• Hành động: LÀM NGAY
• Mục tiêu: Giải quyết dứt điểm các việc này. Tuy nhiên, nếu bạn dành quá nhiều thời gian và ưu tiên cho ô này, bạn đang sống trong tình trạng căng thẳng liên tục.

 2. Quan trọng & Không cấp bách (Lên Lịch) 

• Ví dụ: Lập kế hoạch chiến lược, xây dựng mối quan hệ, tập thể dục, học hỏi kỹ năng mới.
• Hành động: LÊN LỊCH
• Mục tiêu: Đây là Ô tạo ra sự khác biệt và dẫn đến thành công dài hạn. Dành đủ thời gian cho ô này giúp bạn ngăn chặn các vấn đề trở nên cấp bách (Ô 1) trong tương lai. Đây chính là nơi bạn thực sự làm chủ thời gian.

3. Không quan trọng & Cấp bách (Ủy Thác)

• Ví dụ: Trả lời email không quan trọng, một số cuộc họp không liên quan, các yêu cầu gián đoạn từ người khác.
• Hành động: ỦY THÁC (Giao việc)
• Mục tiêu: Đây là những "kẻ đánh cắp thời gian" đội lốt "cấp bách". Học cách nói "Không" hoặc giao chúng cho người khác.

4. Không quan trọng & Không cấp bách (Loại Bỏ)

• Ví dụ: Lướt mạng xã hội vô bổ, xem tin tức lan man, các hoạt động lãng phí thời gian.
• Hành động: LOẠI BỎ
• Mục tiêu: Cắt giảm triệt để.

Kết hợp nguyên tắc Pareto (80/20) để cắt giảm việc vô bổ

Để tăng cường hiệu quả cho việc quản lý thời gian bằng cách ưu tiên, bạn nên áp dụng Nguyên tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto).

Nguyên tắc này khẳng định rằng: Khoảng 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực (công việc) quan trọng.

Làm thế nào để áp dụng?

Sau khi phân loại công việc bằng Ma trận Eisenhower, hãy xác định 20% công việc trong số 2 (Quan trọng & Không cấp bách) có thể mang lại 80% giá trị cho sự nghiệp hoặc cuộc sống của bạn.

Tập trung toàn bộ năng lượng vào những việc này.

Mạnh dạn loại bỏ hoặc tối thiểu hóa những việc nằm trong 80% còn lại (thường là các việc ở số 3 và sô 4) mà chỉ mang lại giá trị thấp.

Các bước thực hành thiết lập ưu tiên trong công việc hàng ngày

Để đưa lý thuyết vào thực tiễn, hãy làm theo các bước sau để thiết lập ưu tiên trong công việc mỗi ngày:

Bước 1: Liệt kê và đánh Giá

• Viết ra tất cả nhiệm vụ bạn cần làm.
• Phân loại từng nhiệm vụ vào 4 ô của Ma trận Eisenhower (1, 2, 3, 4).

Bước 2: Lên kế hoạch chia nhỏ thời gian (Time Blocking)

• Dành thời gian cố định cho các nhiệm vụ số 2 (Quan trọng, không cấp bách) vào lịch của bạn (thường là buổi sáng, khi năng lượng cao nhất).
• Đừng chỉ lên kế hoạch cho công việc, hãy lên kế hoạch cho cả thời gian nghỉ ngơi và tập trung.

Bước 3: Học cách nói "Không" với những việc không ưu tiên

Đây là rào cản lớn nhất. Việc nói "Không" với các yêu cầu ở số 3 (Cấp bách, không quan trọng) chính là nói "Có" với các mục tiêu dài hạn của bạn (số 2).

Bước 4: Tập trung tuyệt đối

Khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng (tắt thông báo, đóng các tab không cần thiết). Ưu tiên chỉ có ý nghĩa khi bạn có thể thực hiện chúng với sự tập trung cao độ.

Bạn thấy đấy, vấn đề chưa bao giờ nằm ở việc bạn có bao nhiêu thời gian và ưu tiên hay không. Vấn đề nằm ở việc bạn chọn dành thời gian cho điều gì.

Người thành công không phải là người cố gắng làm mọi thứ, mà là người chọn làm những điều quan trọng nhất. Bằng cách áp dụng các phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ như Ma trận Eisenhower và Nguyên tắc 80/20, bạn có thể chuyển từ trạng thái bị động (phản ứng với các việc cấp bách) sang trạng thái chủ động (tập trung vào các việc quan trọng).