Sắp xếp tài liệu lưu trữ trên kệ hồ sơ có khoa học

 

Quản lý hồ sơ khoa học trên kệ lưu trữ

Ngày nay, với sản phẩm tủ kệ hồ sơ được thiết kế đa dạng mẫu mã, kích thước, kiểu dáng, màu sắc,…trở thành lự a chọn lý tưởng cho việc lưu trữ số lượng lớn giấy tờ, chứng tờ, hóa đơn, tài liệu, sổ sách thu- chi hàng ngày, hàng tuần,… cần được lưu lại trong thời gian dài để theo dõi, kiểm kê, báo cáo,..

Tuy các sản phẩm tủ kệ hồ sơ cấu tạo là loại kệ đa năng chuyên dụng, sử dụng kệ hồ sơ là giải pháp tối ưu và mang lại hiệu quả tốt nhất để cất giữ giấy tờ. Kệ hồ sơ có nhiều ưu điểm giúp quản lý, tiết kiệm diên tích chứa đồ, tối giản và tận dụng tối đa diện tích căn phòng nhưng vẫn đảm bảo không gian thông thoáng, thoải mái, không làm căn bị u tối, tĩnh mịch do có quá nhiều tài liệu lưu trữ.

Kệ hồ sơ giúp quản lý tài liệu ngăn nắp

Kệ hồ sơ giúp quản lý tài liệu ngăn nắp

Tuy nhiên, nếu chỉ ứng dụng kệ hồ sơ cho việc lưu trữ ngăn ngắn, ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ hơn mà thiếu đi phương pháp sắp xếp khoa học, logic để khi cần thiết, chúng ta dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, nhanh chóng tìm đúng một hóa đơn, chứng từ cần thiết thì việc lưu trữ hồ sơ của chúng ta sẽ trở nên kém hiệu quả, thiếu chuyên nghiệp, làm mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc,…

Vậy làm thế nào để sắp xếp tài liệu lưu trữ có khoa học trên dãy kệ?

Cấu tạo kệ thép lắp ráp đa năng làm tủ kệ hồ sơ

Cấu tạo kệ thép lắp ráp đa năng làm tủ kệ hồ sơ

  • Phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ theo chủ đề : Trong cùng một loại hồ sơ, nên chia nhỏ theo từng chủ đề ( báo cáo, kế toán, quảng cáo, thiết bị,…)
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm: từng quý, từng tháng,…
Phân loại theo nhóm: Trong từng cụm nên tiếp tục chia nhỏ hồ sơ theo từng nhóm: nhóm cụm 1, nhóm cụm 2,…

Tủ kệ hồ sơ giúp việc lưu trữ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng

Tủ kệ hồ sơ giúp việc lưu trữ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng

  • Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân theo từng loại hồ sơ, phần quan trọng là phải sắp xếp khoa học vào vị trí nhất định để khi cần sẽ truy xuất nhanh chóng, ngay cả khi nhân viên quản lý kho hồ sơ hôm đó không vắng mặt.
Cách sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp theo thứ tự trước- sau.

Lưu trữ hồ sơ trong phòng làm việc

Lưu trữ hồ sơ trong phòng làm việc

Tiêu chí chọn tủ kệ bếp đẹp cho gia đình

Sắp xếp theo mẫu tự

Sắp xếp dựa theo thứ tự bảng chữ cái ( A,B,C,…). Ví dụ: mẫu tự T sẽ được sắp xếp theo  Thu nhập – Thống kê- Tên khách hàng,…

Sắp xếp theo tính chất

Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: Hồ sơ đã giải quyết – Hồ sơ đang giải quyết – Hồ sơ đã giải quyết dứt điểm,…

Phương pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Phương pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Công Ty Navavina chuyên tư vấn, sản xuất các loại kệ hồ sơ, kệ chứa hàng, kệ để hàng đa năng,… cho văn phòng, công ty, xí nghiệp.
Các loại kệ sắt, kệ thép, kệ thép v lỗ, kệ thép lắp ráp,… cho kho hàng tải trọng nặng,…
Các sản phẩm hỗ trợ công nghiệp: xe thang, xe đẩy hàng các loại, xe đẩy inox, pallet sắt,…

Vui lòng liên hệ thông tin chi tiết

CÔNG TY TNHH NAVAVINA

  • Địa chỉ: 1330/1D Đường Vườn Lài, KP 1, P An Phú Đông, Q. 12, TP.HCM
  • Email: contact@navavina.com.vn
  • Điện thoại: (08)37.197.667
  • Fax: (08)37.197.758
  • Hotline: 0919 85 0305
  • Hotline: 0919 93 0305
  • Hotline: 0919 75 0305

Leave a Reply