Mẹo sắp xếp kệ hồ sơ một cách khoa học

Sự cần thiết của kệ hồ sơ với giới văn phòng

Kệ hồ sơ dành cho giới văn phòng

Đối với công việc văn phòng, hàng ngày phải tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ với một khối lượng lớn, do đó chúng ta không thể nào bỏ chúng vào những cặp, túi hồ sơ nhỏ được.

Việc dồn tất cả hồ sơ vào trong những thùng carton lưu trữ trước đây cũng được nhiều người sử dụng, tuy nhiên cách làm này lại khiến hồ sơ không được phân loại, gây mất thời gian khi muốn tìm kiếm. Đặc biệt, chúng sẽ dễ dàng bị chuột, gián tấn công, phá hoại nếu lưu trữ trong khoảng thời gian dài.

Vậy làm cách nào để bảo vệ hồ sơ công ty mình một cách hiệu quả nhất?

Chúng ta cần phải lựa chọn cho mình một chiếc tủ kệ hồ sơ phù hợp với nhu cầu sử dụng và sắp xếp chúng một cách có hệ thống nhằm giúp hồ sơ khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn.

Kệ hồ sơ được sắp xếp hợp lý

Việc sử dụng kệ hồ sơ để lưu trữ những hồ sơ cần thiết thật sự là một giải pháp mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Ngoài việc giúp bảo quản, lưu trữ hồ sơ một cách an toàn, nó còn là giải pháp giúp tiết kiệm không gian văn phòng hiệu quả.

Chỉ với một chiếc kệ hồ sơ, bạn đã có thể lưu trữ được số lượng hồ sơ khá lớn mà không tốn quá nhiều diện tích sử dụng. Bên cạnh đó, những chiếc kệ hồ sơ với thiết kế tinh tế còn góp phần tô điểm thêm cho không gian làm việc của bạn. Làm việc trong một nơi gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp bạn có nhiều cảm hứng sáng tạo hơn.

Hướng dẫn sắp xếp kệ hồ sơ một cách khoa học

1. Chọn kệ hồ sơ phù hợp

Chúng ta nên lựa chọn những chiếc kệ hồ sơ có kích thước phù hợp với loại hồ sơ cần lưu trữ, đồng thời sử dụng những chiếc kệ hồ sơ nhiều tầng sẽ giúp bạn có được nhiều không gian lưu trữ hồ sơ hơn.

2. Phân loại hồ sơ

Tùy vào tính chất công việc, chúng ta nên phân loại hồ sơ theo chủ đề, theo cụm hoặc theo từng nhóm để dễ quản lý và theo dõi trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Tư vấn chọn tủ hồ sơ cho văn phòng

3. Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta tiến hành sắp xếp chúng lên kệ hồ sơ. Có thể sắp xếp theo trình tự thời gian, theo mẫu tự hoặc theo tính chất từng loại. Hồ sơ nào quan trọng và cần giải quyết trước thì sắp riêng ra để ưu tiên xử lý trước.

4. Lập danh mục hồ sơ

Chúng ta nên lập một danh mục cụ thể những hồ sơ lưu trữ và cập nhật thường xuyên để khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn. Nên cập nhật trực tiếp vào máy tính, tạo cây thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, cấp 2 là chủ đề hồ sơ... như thế khi cần chỉ cần mở máy tính lên là biết được hồ sơ cần tìm đang nằm ở đâu trên kệ hồ sơ.

5. Lưu trữ hồ sơ

Chúng ta nên đánh số thứ tự vào góc phải của các hồ sơ, dán nhãn in hồ sơ kết hợp với việc dùng máy quét hồ sơ vào vi tính để việc lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: Tủ kệ hồ sơ - giải pháp tiết kiệm không gian hiệu quả

Câu hỏi thường gặp