Quy tắc 80/20: Khi cố gắng nhiều hơn chưa chắc đã mang lại kết quả tốt hơn

Có một nghịch lý khá thú vị trong cuộc sống: Chúng ta thường dành nhiều thời gian nhất cho những việc mà giá trị nhận lại không còn tương xứng với công sức bỏ ra.

Một người có thể dành cả buổi chiều để lau sạch từng góc nhỏ trong căn nhà vốn đã rất gọn gàng. Một người khác có thể mất hàng giờ để lựa chọn một món đồ, chỉ vì muốn tìm được sản phẩm tốt hơn một chút. Có người làm việc đến tận khuya chỉ để hoàn thiện những chi tiết mà có lẽ chẳng mấy ai nhận ra.

Nhìn từ bên ngoài, họ đều là những người chăm chỉ, có trách nhiệm và cầu toàn.

Nhưng nếu đặt một câu hỏi khác: Trong khoảng thời gian ấy, họ đã tạo ra thêm bao nhiêu giá trị thực sự?

Có thể câu trả lời không nhiều như chúng ta nghĩ.

Vấn đề không nằm ở việc con người thiếu nỗ lực. Đôi khi, chúng ta chỉ đang dành quá nhiều nỗ lực cho những thứ không còn quan trọng.

Khi phần tốt hơn lại không đáng với cái giá phải trả

Hãy tưởng tượng một người đang lấy cơm dừa từ một quả dừa.

Những thao tác đầu tiên rất nhanh chóng. Chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, phần lớn cơm dừa đã được lấy ra. Nhưng khi chỉ còn những mảnh nhỏ bám sát vào gáo, mọi thứ bắt đầu trở nên khó khăn.

Muốn lấy thêm một chút, người đó phải cạo kỹ hơn, thay đổi góc dao, thao tác cẩn thận hơn. Thời gian bỏ ra ngày càng nhiều, nhưng lượng cơm dừa thu được lại ngày càng ít.

Nếu tiếp tục cố gắng lấy sạch từng chút một, người đó có thể mất rất nhiều thời gian chỉ để thu được một phần thành phẩm không đáng kể.

Trong khi đó, nếu chuyển sang một quả dừa khác, họ có thể thu được nhiều cơm dừa hơn trong cùng khoảng thời gian.

Điều đáng nói là người đó không thiếu khả năng lấy sạch quả dừa đầu tiên. Họ hoàn toàn có thể làm được.

Nhưng câu hỏi là: Có nhất thiết phải làm như vậy không?

Đây chính là một tình huống rất gần với nguyên lý 80/20, hay còn gọi là quy tắc Pareto.

Nguyên lý này mô tả hiện tượng trong nhiều trường hợp, phần lớn kết quả thường đến từ một phần tương đối nhỏ của nguyên nhân hoặc nguồn lực đầu vào. Con số 80/20 chỉ mang tính minh họa, không phải một tỷ lệ cố định.

Nếu nhìn từ góc độ cuộc sống, nó gợi ra một điều đáng suy ngẫm: Phần lớn giá trị có thể đã được tạo ra từ rất sớm, trong khi những nỗ lực tiếp theo đôi khi chỉ mang lại một chút cải thiện nhưng lại tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Chúng ta thường đánh giá công sức, nhưng ít khi đánh giá giá trị nhận lại

Một trong những lý do khiến con người dễ rơi vào cái bẫy này là chúng ta có xu hướng đánh giá kết quả thông qua mức độ nỗ lực.

Làm càng lâu, càng tỉ mỉ, càng bỏ nhiều công sức thì càng cảm thấy mình đang làm tốt.

Nhưng công sức và hiệu quả là hai chuyện khác nhau.

Hãy thử nghĩ về hai người cùng dọn dẹp nhà cửa.

Người thứ nhất dành hai giờ để dọn dẹp toàn bộ căn nhà, mọi thứ trở nên gọn gàng, sạch sẽ và dễ chịu.

Người thứ hai dành thêm ba giờ để lau từng khe nhỏ, sắp xếp từng món đồ theo đúng vị trí, kiểm tra lại những khu vực vốn đã sạch.

Kết quả cuối cùng có thể tốt hơn một chút, nhưng liệu căn nhà có trở nên tốt hơn tương ứng với ba giờ bỏ thêm?

Hay thử nghĩ đến việc mua sắm.

Một người cần mua một chiếc quạt để sử dụng trong phòng ngủ. Họ tìm hiểu, lựa chọn một sản phẩm phù hợp với ngân sách và nhu cầu.

Một người khác dành nhiều ngày so sánh hàng chục mẫu quạt, đọc hàng trăm bình luận, tìm kiếm những khác biệt rất nhỏ giữa các sản phẩm.

Cuối cùng, người thứ hai có thể mua được một chiếc quạt tốt hơn một chút. Nhưng nếu tính cả thời gian đã bỏ ra, liệu đó có thực sự là lựa chọn hiệu quả hơn?

Chúng ta thường nhìn thấy thứ mình nhận được, nhưng lại không tính đầy đủ những gì đã bỏ ra để có được nó.

Đó là một sai lầm khá phổ biến trong cách đánh giá hiệu quả.

Cái giá lớn nhất đôi khi không phải tiền bạc, mà là cơ hội bị bỏ lỡ

Có một khái niệm kinh tế gọi là chi phí cơ hội.

Hiểu đơn giản, khi lựa chọn làm một việc, chúng ta đồng thời từ bỏ cơ hội sử dụng nguồn lực đó cho một việc khác.

Điều này đặc biệt đáng chú ý khi nguồn lực bị giới hạn, nhất là thời gian.

Giả sử một người bán hàng dành quá nhiều thời gian để phục vụ một khách hàng, cố gắng đáp ứng từng yêu cầu nhỏ và hoàn thiện mọi thứ đến mức tối đa.

Trong khoảng thời gian đó, họ có thể đã bỏ lỡ nhiều khách hàng khác đang chờ được phục vụ.

Một người học sinh dành quá nhiều thời gian để đạt điểm tuyệt đối ở một môn học, nhưng lại không còn đủ thời gian cho những môn học khác.

Một người có thói quen cầu toàn dành cả ngày nghỉ để hoàn thiện những việc lặt vặt, đến khi nhận ra thì khoảng thời gian dành cho gia đình đã hết.

Điểm chung của những tình huống này là họ không hẳn đã làm sai việc đang làm. Vấn đề nằm ở chỗ họ chưa cân nhắc đầy đủ những cơ hội khác bị đánh đổi.

Đôi khi, việc cố gắng thêm một chút không chỉ khiến chúng ta mất thêm thời gian. Nó còn khiến chúng ta không thể bắt đầu những việc đáng giá hơn.

Có những cơ hội không biến mất vì chúng ta không đủ khả năng, mà đơn giản vì chúng ta đã dành quá nhiều thời gian cho một việc khác.

Cầu toàn có thể khiến chúng ta đánh mất bức tranh lớn

Cầu toàn vốn không phải một tính xấu.

Nhờ có những người tỉ mỉ, cẩn thận và luôn muốn làm tốt hơn mà nhiều sản phẩm, công trình và thành quả có được chất lượng cao.

Nhưng cầu toàn cũng có một mặt trái: Khi không biết giới hạn, nó có thể khiến chúng ta tập trung quá mức vào những chi tiết nhỏ và quên mất mục tiêu ban đầu.

Một người nấu ăn có thể dành rất nhiều thời gian để trang trí một món ăn, trong khi điều quan trọng nhất với bữa cơm gia đình có lẽ chỉ là một bữa ăn ngon và mọi người được ngồi bên nhau.

Một người chuẩn bị cho chuyến du lịch có thể dành hàng tuần để xây dựng lịch trình hoàn hảo, nhưng cuối cùng lại không còn cảm thấy thoải mái vì mọi thứ đều phải diễn ra đúng kế hoạch.

Một người muốn có một cuộc sống ngăn nắp có thể tự đặt ra quá nhiều tiêu chuẩn cho bản thân, đến mức việc duy trì những tiêu chuẩn ấy trở thành áp lực.

Có lẽ điều cần thay đổi không phải là từ bỏ sự cầu toàn, mà là hiểu rằng không phải mọi thứ đều xứng đáng nhận được cùng một mức độ hoàn thiện.

Một việc quan trọng có thể cần 100% sự tập trung. Một việc khác chỉ cần hoàn thành tốt là đủ.

Nếu sử dụng cùng một tiêu chuẩn cho tất cả mọi thứ, chúng ta sẽ nhanh chóng cạn kiệt thời gian và năng lượng.

Đôi khi, lựa chọn đúng quan trọng hơn việc cố gắng thêm

Có một điều thường bị bỏ qua khi nói về sự chăm chỉ: Không phải con đường nào cũng đáng để kiên trì.

Hãy tưởng tượng hai người cùng muốn đến một địa điểm.

Người thứ nhất chọn một con đường vòng. Sau khi đi được một đoạn khá xa, họ nhận ra con đường không thuận lợi nhưng vẫn tiếp tục vì nghĩ rằng đã mất công đi đến đây rồi.

Người thứ hai dừng lại, quan sát và tìm một hướng đi khác phù hợp hơn.

Người thứ nhất có thể đi lâu hơn, vất vả hơn và bỏ ra nhiều công sức hơn. Nhưng người thứ hai lại đến đích sớm hơn.

Trong cuộc sống, chúng ta thường gặp những tình huống tương tự.

Có người cố gắng duy trì một thói quen không còn phù hợp chỉ vì đã theo đuổi nó quá lâu. Có người tiếp tục một phương pháp học tập không hiệu quả vì ngại thay đổi. Có người kiên trì với một lựa chọn không còn phù hợp chỉ vì đã đầu tư quá nhiều thời gian và công sức.

Đôi khi, chúng ta nhầm lẫn giữa kiên trì và cố chấp.

Kiên trì là tiếp tục theo đuổi một mục tiêu có giá trị, ngay cả khi gặp khó khăn.

Còn cố chấp là tiếp tục một cách làm không hiệu quả chỉ vì không muốn thừa nhận rằng mình cần thay đổi.

Nỗ lực đúng hướng có thể tạo ra kết quả lớn hơn rất nhiều so với việc tăng thêm nỗ lực trên một con đường sai.

Đây cũng là một góc nhìn khác của tư duy 80/20: Không chỉ tìm ra phần việc tạo ra nhiều giá trị nhất, mà còn phải tìm được cách làm mang lại hiệu quả tốt nhất.

Vậy khi nào chúng ta nên dừng lại?

Không có một công thức chung để xác định chính xác thời điểm cần dừng lại.

Bởi mỗi công việc có mục tiêu, mức độ quan trọng và yêu cầu chất lượng khác nhau.

Một công việc liên quan đến sức khỏe, an toàn hay trách nhiệm pháp lý không thể chỉ dừng ở mức đủ tốt theo cảm tính.

Nhưng với những việc thông thường, chúng ta có thể thử thay đổi cách suy nghĩ bằng một vài câu hỏi:

• Kết quả hiện tại đã đáp ứng mục tiêu ban đầu chưa?

• Phần mình đang cố gắng cải thiện có thực sự quan trọng không?

• Nếu tiếp tục, giá trị nhận được có tương xứng với thời gian bỏ ra không?

• Trong cùng khoảng thời gian đó, mình có thể làm được điều gì khác tốt hơn không?

• Mình đang cố gắng vì công việc thực sự cần, hay chỉ vì bản thân chưa cảm thấy hài lòng?

Những câu hỏi này không nhằm khuyến khích chúng ta làm mọi thứ qua loa. Chúng giúp chúng ta nhìn nhận công việc một cách thực tế hơn.

Bởi đôi khi, điều khó nhất không phải là làm thêm, mà là chấp nhận rằng mình đã làm đủ.

Điều đáng tiếc không phải là chúng ta chưa làm mọi thứ hoàn hảo

Thời gian là một nguồn lực đặc biệt. Tiền bạc có thể kiếm lại, một món đồ có thể mua lại, nhưng thời gian đã trôi qua thì không thể lấy lại.

Chúng ta thường dành rất nhiều thời gian để theo đuổi những điều tốt hơn, đẹp hơn, hoàn hảo hơn. Nhưng lại ít khi tự hỏi liệu những điều đó có thực sự khiến cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn hay không.

Một căn nhà sạch hơn một chút có đáng để đánh đổi cả buổi chiều bên gia đình?

Một món đồ tốt hơn một chút có đáng để dành nhiều ngày tìm kiếm?

Một kết quả hoàn hảo hơn một chút có đáng để trì hoãn những cơ hội khác?

Không phải lúc nào câu trả lời cũng giống nhau. Nhưng ít nhất, chúng ta nên học cách đặt những câu hỏi đó trước khi tiếp tục cố gắng.

Hãy nhớ lại câu chuyện lấy cơm dừa. Có thể chúng ta hoàn toàn đủ khả năng lấy sạch từng mảnh cơm dừa còn sót lại. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta nhất thiết phải làm vậy.

Bởi ngoài quả dừa đang cầm trên tay, vẫn còn rất nhiều quả dừa khác đang chờ.

Và ngoài công việc đang cố gắng hoàn thiện hôm nay, cuộc sống vẫn còn rất nhiều điều đáng để chúng ta dành thời gian.

Đừng chỉ hỏi mình có thể làm tốt hơn bao nhiêu. Hãy thử hỏi liệu việc làm tốt hơn một chút có thực sự khiến mọi thứ tốt đẹp hơn hay không.

Có lẽ, trưởng thành không chỉ là học cách làm được nhiều việc hơn, mà còn là biết điều gì thực sự đáng để mình bỏ thời gian và công sức.